Un extranet sur mesure pour un organisme de formation

Le point de départ

« Nous formons les professionnels du sanitaire, du social et du médico-social. Notre logiciel métier gérait les sessions, mais tout le reste vivait à côté : le suivi de nos formateurs, les documents à envoyer avant et après chaque formation, le suivi des règlements. Beaucoup de ressaisies, et l'information dispersée entre plusieurs fichiers.

Ce qui a été construit

Un extranet complet, articulé autour de trois espaces : un catalogue en ligne ouvert au public, un back-office pour notre équipe, et des espaces personnels pour nos clients et nos formateurs.

Notre logiciel métier reste la source de référence : l'extranet s'y synchronise automatiquement chaque nuit, sans double saisie. Les convocations, attestations et certificats se préparent et s'envoient depuis un seul écran, aux stagiaires comme aux chargés de formation des établissements. Les factures de nos intervenants sont suivies jusqu'au rapprochement avec nos comptes bancaires.

Ce que ça change

Nos formateurs déposent leurs factures et récupèrent leurs documents pédagogiques eux-mêmes. Nos clients consultent leurs sessions, leurs stagiaires et leurs factures quand ils le souhaitent. Ce qui prenait une demi-journée de préparation avant chaque session se fait maintenant en quelques minutes.

La relation de travail

C'est le point qui compte le plus pour nous. Nous signalons un besoin ou une anomalie, et la réponse arrive en quelques jours, testée et mise en ligne. L'outil s'adapte à nos usages plutôt que l'inverse. »